El teletrabajo ha acelerado el paso de archivo físico a archivo documental, ya sea en el propio ordenador, en el servidor de la empresa o en la nube.
Desde AGL, os damos algunos consejos en relación con la clasificación y nomenclatura de los documentos, que os puede facilitar su búsqueda.
Lo importante para tener un buen archivo documental es establecer un criterio sencillo y práctico para la búsqueda rápida de documentos. En primer lugar, aconsejamos establecer carpetas para clasificar los documentos. Podemos utilizar p.e. las siguientes:
* Contabilidad
* Impuestos
* Escrituras
* Contratos
* RRHH – Nóminas – Seguridad Social
Para cada una de estas carpetas podéis utilizar si queréis la nomenclatura que estamos utilizando en AGL.
CONTABILIDAD
Los documentos se deben guardar por años y a su vez por períodos más cortos, en función del período de presentación de las declaraciones (Mensual o trimestral); así la carpeta del Segundo trimestre sería lógicamente 2T y la de febrero 02. Ello facilitará su búsqueda en cualquier momento, especialmente en caso de solicitarlo la Agencia Tributaria.
Respecto a la nomenclatura de los documentos, os hacemos la siguiente propuesta:
FACTURAS EMITIDAS (FE)
FE + NUMERO DE FACTURA + NOMBRE CLIENTE (OPCIONAL) FE 2020-006 CLIENTE
FACTURAS RECIBIDAS (FR)
FR + NOMBRE PROVEEDOR + NUMERO FACTURA FR VODAFONE 100012030
De esta manera se ordenan las facturas por proveedores y por orden de facturas dentro del proveedor
BANCOS
NOMBRE BANCO + PERIODO (20XX-MM-DD – 20XX-MM-DD)
SABADELL 2020-07-01 2020-07-31
ALTERNATIVAMENTE SI SE GUARDA POR MESES: NOMBRE BANCO + NUMERO MES
SABADELL 2020-07
OTROS DOCUMENTOS
NOMINAS NOMINAS + MES NOMINAS 05
Una vez contabilizados los documentos, se indicará que se han sido contabilizados, ya sea mediante un sello con la fecha de contabilización (aplicaciones como Adobe PDF lo permiten hacer fácilmente) o indicar en el nombre del documento que ha sido contabilizado, p.e. con una C delante.
IMPUESTOS
Nuestro consejo es la clasificación según modelo de impreso, ejercicio y período, p.e. 303 -2020 3T para el modelo 303, IVA, del Tercer Trimestre de 2020. De esa manera los impuestos quedarán ordenador por modelos y períodos.
EXPEDIENTES
En caso de expedientes o procedimientos que se compongan de varios documentos, aconsejamos lo siguiente:
- Abrir un expediente, indicando el año de apertura del expediente y número de expediente, p.e. Expte -2020 (1) Requerimiento IVA 2019 para guardar todos los documentos relacionados con ese expediente.
- Dentro del expediente guardar los archivos por orden de fecha, indicando en primer lugar el año, después el mes y finalmente el día, p.e. 2020-09-15 Recepción requerimiento, si el 15 de septiembre de 2020 se ha recibido el requerimiento. De esa manera tendremos en orden de fechas los documentos relacionados con ese expediente.
ARCHIVO DE OTROS DOCUMENTOS
Se pueden abrir subcarpetas para el archivo de otros documentos. En AGL utilizamos, entre otras, las siguientes nomenclaturas para ello:
En caso de sociedades u otro tipo de persona jurídica, en relación a las escrituras aconsejamos utilizar la siguiente nomenclatura.
Es – año (número de inscripción en el Registro) Descripción escritura
Así, p.e. Es -2020 (3ª) Cambio de domicilio social sería la escritura de cambio de domicilio social realizada en 2020 y con número de inscripción 3 en el Registro Mercantil.
Para el resto de documentos, aconsejamos indicar el año a continuación de la nomenclatura o el año, mes y día si hay varios documentos similares en el mismo año, p.e. Ctro. -2020-05-14 Contrato de arrendamiento local c/Balmes
Y tú, ¿tienes organizado tu archivo documental? Si quieres desde AGL te podemos ayudar a establecer criterios dentro de tu empresa.