Si bien ya lo hemos comentado en anteriores posts, en este artículo os vamos a recordar que según la Agencia Tributaria desde finales de 2021 solo se puede facturar a través de determinados programas informáticos homologados, que no permiten la modificación “sencilla” de las facturas o llevar una doble contabilidad.
Aprovecharemos para explicaros qué es el sistema Ticket-BAI que se está aplicando en el País Vasco y que, a medio plazo, quizás en un par de años, puede implantarse en todo el territorio nacional, para que lo tengáis presente, ya que afectaría a vuestro proceso de facturación.
Desde finales de 2021 la Agencia Tributaria ha establecido una nueva obligación formal a los programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión: han de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismo. En la práctica supone la eliminación de programas que permitían una doble contabilidad y la necesidad de utilizar un software que permita llevar un control de la facturación, lo que consideramos que no contemplan programas como Word o Excel.
Si bien es poco probable por el momento tener una revisión por Hacienda sobre este tema sí que debe hacernos reflexionar sobre el uso del sistema informático a utilizar para facturar y para llevar la contabilidad, si no a corto plazo al menos a medio plazo.
Existen plataformas en el mercado (Holded, Anfix, etc.) que permiten esa facturación correcta desde un punto de vista legal y desde AGL también estamos trabajando para daros la opción de poder facturar en los próximos meses desde nuestro portal del cliente.
El otro tema que tenéis que tener previsto en el horizonte es la probable obligación de que en un futuro cercano las facturas se tengan que enviar a Hacienda en el momento de emitirlas, generando la Agencia Tributaria un código QR o código seguro de validación que deberá incluirse en la factura a enviar al cliente. Esto ya está ocurriendo en otros países europeos como Portugal o Italia desde hace años y más recientemente en el País Vasco, a través del llamado Ticket -Bai, encontrándose las empresas y autónomos vascos con muchos problemas por el corto plazo dado para su implantación.
Nuestro consejo sería el siguiente:
* Confirmar si el software de facturación que tenéis está adaptado a la nueva normativa. En caso contrario analizar cuál se puede adaptar a vuestras necesidades y sus costes.
* Prever que en un futuro no muy lejano deberéis poder enviar a Hacienda vuestras facturas emitidas por vía telemática para que sea registradas casi en tiempo real por la Administración Tributaria.
Por tanto, sin prisa, pero sin pausa, os aconsejamos una revisión de vuestros programas de facturación para ver qué opciones tenéis.
Desde AGL os iremos informando de las novedades que vayan habiendo sobre este importante tema.