Es la típica pregunta que todo empresari@, autónomo o societario, se hace cuando se debe guardar la documentación del año que acaba de finalizar para abrir los nuevos archivos del año en vigor.

Muchos empresari@s, dependiendo del volumen de negocio, pueden necesitar mucho espacio para acumular decenas de archivadores o cajas definitivas.

Según la normativa mercantil, el Código de Comercio obliga a conservar los libros y documentación que generan derechos y obligaciones a la empresa durante 6 años, aunque cese la actividad económica o se disuelva la sociedad.

Si bien hay una normativa mercantil, también existe una normativa fiscal, y otra laboral, de la cual hablaremos en el siguiente post.

La normativa fiscal (Ley del IVA) determina que los impuestos prescriben en un plazo de 4 años, aunque hay otros plazos que debemos tener en cuenta a la hora de conservar la documentación:

Interrupciones: cuando Hacienda interviene para revisar los impuestos dentro de esos 4 años de prescripción; o bien cuando se presentan declaraciones complementarias, que será la nueva fecha a partir de la cual contarán esos 4 años para almacenar la documentación.

Activos: aquellas facturas de compra que sean activos amortizables deberán atesorarse hasta el final de la amortización. Haciendo hincapié en que si el activo supera los 3.005,06€, se tendrán que conservar las facturas durante 9 años en el caso de bienes muebles y 14 en el caso de bienes inmuebles.

Pérdidas: cuando el ejercicio económico presente pérdidas en el resultado, la documentación que lo acredita debe archivarse al menos 10 años.

Prevención de blanqueo de capitales: si el empresario es un sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales deberá guardar la documentación por un periodo mínimo de 10 años.

Cuando se habla de documentación, la Ley General Tributaria determina que se trata de:

*    Facturas recibidas

*    Facturas emitidas

*    Justificantes contables en las operaciones que se aplique la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la CE.

*    Justificantes acreditativos del pago del impuesto de importación (DUA).

*    Recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

Ante cualquier duda a la hora de conservar documentación mercantil puedes consultarnos en AGL.